Woont uw e-mail ook op een eiland?

Het gebruik van e-mail is al enige tijd bezig aan een onstuitbare opmars. Met z'n allen versturen we zoveel gewenste en ongewenste berichten via dit makkelijke, goedkope en alom aanwezige medium dat papieren post alleen nog maar de wenskaarten niche overheerst. Nu zou je denken dat we als zakelijk Nederland inmiddels geleerd hebben hoe we met e-mail om moeten gaan, we hebben immers de blauwdrukken voor goede procedures klaarliggen en volop uitgetest in de recente papieren geschiedenis.

Resultaten behaald in het verleden bieden geen garantie voor de toekomst! Deze waarschuwing moet eigenlijk bij iedereen op het voorhoofd getatoeëerd worden, we geven immers keer op keer blijk van ons onvermogen om moeizaam geleerde praktijken toe te passen op nieuwe ontwikkelingen. E-mail is daar een goed voorbeeld van. Zelfs bij het strakst georganiseerde bedrijf is e-mail gewoon in gebruik genomen en heeft zijn eigen unieke plek gekregen in het automatiseringslandschap, het e-maileiland met de e-mailbeheerder als koning die bepaalt wat wel in niet mag in zijn e-mailrijk. De e-mailrijkers (ook wel e-mails genoemd) worden volgepropt met (bedrijfs)informatie. Hierdoor worden de e-mailrijkers niet alleen dikker, maar ook belangrijker. Zo zit het e-mailrijk zo vol met waardevolle informatie dat zelfs koning e-mailbeheerder niet weet waar hij de e-mailrijkers moet huisvesten en overgaat tot het aanleggen van een diepe kelder waar de oudere e-mailrijkers netjes worden opgeborgen. De marketing manager van de koning heeft toen bedacht om deze kelder netjes het e-mailarchief te noemen.

Woont uw e-mail ook op zo'n eiland?
Hoog tijd voor een evolutie!
Demp de slotgracht rond het e-mailrijk en maak van het e-mailrijk rijke e-mail. Die evolutie start door het leggen van een stevige dijk tussen het e-maileiland en de overige automatiseringsrijkjes. Via deze dijk kunnen de e-mailrijkers en hun personeel, de e-mailers, voorzichtig integreren en hun rijkdom delen met de rest van de organisatie. Als dit goed gedaan wordt is het resultaat daarvan niet alleen rijke e-mail, maar vooral een rijkere organisatie.

Spraakverwarring - Archiveren

Archiveren is een mooi voorbeeld van een gekaapte term die al jaren zorgt voor de nodige verwarring. De termen archief en archiveren worden door diverse groepen gebruikt voor dezelfde basishandeling, maar met een compleet verschillend doel.

Voor de meeste IT-beheerders is archiveren een synoniem voor het verplaatsen van e-mail van een relatief dure e-mailserver naar een goedkopere archiefserver. Het primaire doel van deze exercitie is het ontlasten van de e-mailserver om daarmee de kosten en performance van de e-mailoplossing in de hand te houden. Dit wordt dan verkocht als voordeel voor de gebruikers, omdat die meer berichten in hun e-mailbox kunnen 'bewaren' dan met alleen de ruimte op de e-mailserver. Biedt de organisatie deze mogelijkheid niet centraal aan, dan wordt de gebruiker geleerd om zelf te 'archiveren' in een lokaal bestand, bijvoorbeeld in een lokale map (locale folder) van Outlook.

Als voormalig e-mailbeheerder ben ik lang overtuigd geweest van de juistheid van dit gebruik van de termen archief en archiveren. Nu weet ik dat het gebruik van deze termen een bron van verwarring kan zijn. Normale mensen als archivarissen en DIVvers hebben namelijk een heel ander begrip bij de termen archief, archiveren en archiefstuk.

Ook het doel van een archief kan zeer verschillend zijn, met soms verstrekkende gevolgen voor inrichting en beheer. Een paar mogelijke doelen van een archief zijn:

• Ondersteunen van de organisatie met zaak- of projectdossiers
• Voldoen aan de wettelijke bewaarplicht
• Ontlasten van de e-mailserver

De wijze les die ik hier zelf uit getrokken heb: zorg in een gesprek eerst dat je het eens wordt over de betekenis van de termen archief en archiveren en wat het doel is van dit archief.

Spraakverwarring

Een van de zaken die opvallen als je, zoals ik, wat langer in de IT rondloopt en ogen en oren openhoudt bij contacten met normale mensen is de totale verwarring die kan ontstaan bij het gebruik van ons jargon. IT geeks zijn als geen ander in staat om volslagen onbegrijpelijke wartaal uit te slaan, waarbij we zowel gebruik maken van de nodige Anglicismen, als volslagen normale Nederlandse woorden die we dan lekker uit de context halen om er een geheel nieuwe betekenis aan te geven. In mijn blog zal ik een paar van die gekaapte termen beschrijven en daarbij een poging doen om de bijbehorende geek-speak te vertalen.