Voor de meeste IT-beheerders is archiveren een synoniem voor het verplaatsen van e-mail van een relatief dure e-mailserver naar een goedkopere archiefserver. Het primaire doel van deze exercitie is het ontlasten van de e-mailserver om daarmee de kosten en performance van de e-mailoplossing in de hand te houden. Dit wordt dan verkocht als voordeel voor de gebruikers, omdat die meer berichten in hun e-mailbox kunnen 'bewaren' dan met alleen de ruimte op de e-mailserver. Biedt de organisatie deze mogelijkheid niet centraal aan, dan wordt de gebruiker geleerd om zelf te 'archiveren' in een lokaal bestand, bijvoorbeeld in een lokale map (locale folder) van Outlook.
Als voormalig e-mailbeheerder ben ik lang overtuigd geweest van de juistheid van dit gebruik van de termen archief en archiveren. Nu weet ik dat het gebruik van deze termen een bron van verwarring kan zijn. Normale mensen als archivarissen en DIVvers hebben namelijk een heel ander begrip bij de termen archief, archiveren en archiefstuk.
Ook het doel van een archief kan zeer verschillend zijn, met soms verstrekkende gevolgen voor inrichting en beheer. Een paar mogelijke doelen van een archief zijn:
- Ondersteunen van de organisatie met zaak- of projectdossiers
- Voldoen aan de wettelijke bewaarplicht
- Ontlasten van de e-mailserver
De wijze les die ik hier zelf uit getrokken heb: zorg in een gesprek eerst dat je het eens wordt over de betekenis van de termen archief en archiveren en wat het doel is van dit archief.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten