Woont uw e-mail ook op een eiland?

Het gebruik van e-mail is al enige tijd bezig aan een onstuitbare opmars. Met z'n allen versturen we zoveel gewenste en ongewenste berichten via dit makkelijke, goedkope en alom aanwezige medium dat papieren post alleen nog maar de wenskaarten niche overheerst. Nu zou je denken dat we als zakelijk Nederland inmiddels geleerd hebben hoe we met e-mail om moeten gaan, we hebben immers de blauwdrukken voor goede procedures klaarliggen en volop uitgetest in de recente papieren geschiedenis.

Resultaten behaald in het verleden bieden geen garantie voor de toekomst! Deze waarschuwing moet eigenlijk bij iedereen op het voorhoofd getatoeëerd worden, we geven immers keer op keer blijk van ons onvermogen om moeizaam geleerde praktijken toe te passen op nieuwe ontwikkelingen. E-mail is daar een goed voorbeeld van. Zelfs bij het strakst georganiseerde bedrijf is e-mail gewoon in gebruik genomen en heeft zijn eigen unieke plek gekregen in het automatiseringslandschap, het e-maileiland met de e-mailbeheerder als koning die bepaalt wat wel in niet mag in zijn e-mailrijk. De e-mailrijkers (ook wel e-mails genoemd) worden volgepropt met (bedrijfs)informatie. Hierdoor worden de e-mailrijkers niet alleen dikker, maar ook belangrijker. Zo zit het e-mailrijk zo vol met waardevolle informatie dat zelfs koning e-mailbeheerder niet weet waar hij de e-mailrijkers moet huisvesten en overgaat tot het aanleggen van een diepe kelder waar de oudere e-mailrijkers netjes worden opgeborgen. De marketing manager van de koning heeft toen bedacht om deze kelder netjes het e-mailarchief te noemen.

Woont uw e-mail ook op zo'n eiland?
Hoog tijd voor een evolutie!
Demp de slotgracht rond het e-mailrijk en maak van het e-mailrijk rijke e-mail. Die evolutie start door het leggen van een stevige dijk tussen het e-maileiland en de overige automatiseringsrijkjes. Via deze dijk kunnen de e-mailrijkers en hun personeel, de e-mailers, voorzichtig integreren en hun rijkdom delen met de rest van de organisatie. Als dit goed gedaan wordt is het resultaat daarvan niet alleen rijke e-mail, maar vooral een rijkere organisatie.